Порядок вчинення нотаріальних дій консулом визначається:

• статтею 38 Закону про Нотаріат України,

• статтею 44 Консульського Статуту України,

• Положенням про порядок учинення нотаріальних дій в дипломатичних представництвах та консульських установах України та іншими актами законодавства України.

Нотаріальне діловодство в дипломатичних та консульських установах України за кордоном ведеться виключно українською мовою.

Нотаріальне посвідчення документів проводиться в приміщенні консульського відділу Посольства України (ПУ) у години прийому відвідувачів.

Нотаріальні дії вчинюються в день пред'явлення всіх необхідних для цього документів: особистої щодо вчинення нотаріальної дії з усіма необхідними копіями документів у додатку, чинного паспорта громадянина України для виїзду за кордон, попередньо підготовленого до посвідчення документу та сплати консульського збору.

Текст документа для посвідчення готується у форматі Word і подається до консульського відділу ПУ в електронному вигляді на флешці або надсилається на електронну адресу [email protected] з приміткою у темі повідомлення «нотаріат». Після опрацювання усіх отриманих документів, вами буде отримане повідомлення про готовність документів. Ви зможете прибути в ПУ на консульський прийом та отримати їх.

Вчинення нотаріальних дій може бути відкладене при необхідності витребування додаткових відомостей чи документів або направлення документів на експертизу, а також на інших підставах, передбачених законодавством України.

Нотаріально посвідчувані доручення, заяви та інші документи підписуються заявником особисто в присутності консула, який вчинює нотаріальні дії.

Якщо доручення, заяву чи інший документ підписано за відсутності консула, то особа, яка підписала такий документ, повинна особисто підтвердити, що документ підписаний нею.

Якщо вчинення нотаріальної дії суперечить законодавству України, консул відмовляє у вчиненні такої дії. Консул не приймає для вчинення нотаріальних дій документи, якщо вони не відповідають вимогам законодавства України, або можуть за своїм змістом завдати шкоди інтересам України, або містять відомості, що порочать честь і гідність громадян.

Не приймаються для вчинення нотаріальних дій документи, що мають підчистки або дописки, закреслені слова чи інші незастережені виправлення, а також документи, написані олівцем або чорнилами, що зникають.

Під час звернення необхідно пред’явити такі документи:

•  паспорт громадянина України для виїзду за кордон;

•  документу, що необхідно посвідчити або засвідчити;

•  довідку про присвоєння ідентифікаційного номеру платника податків;

•  квитанцію про сплату консульського збору (залежно від консульської дії) - див. тарифи консульського збору тут

•  інші документи, необхідні для вчинення нотаріальної дії (свідоцтво про право власності на нерухоме майно, свідоцтво про народження дитини, свідоцтво про шлюб, свідоцтво про смерть тощо).

При посвідченні договорів майнового характеру у заяві до консульського відділу ПУ додатково треба вказати відомості:

•  для громадян України – прізвище, ім’я, по батькові, адреса постійного місця проживання та ідентифікаційний номер згідно з Державним реєстром фізичних осіб – платників податків та інших обов’язкових платежів;

• для іноземців та осіб без громадянства – прізвище, ім’я, по батькові (за наявності), громадянство, адресу місця проживання.

Ненадання відомостей або документів на вимогу консула є підставою для відкладення, зупинення нотаріальної дії або відмови в її вчиненні.

При вчиненні нотаріальних дій консул встановлює особу заявника.

Встановлення особи громадянина України здійснюється за чинним паспортом громадянина України для виїзду за кордон.

Допущення помилки у документах, що подаються до консульства для посвідчення, майже завжди призводить до неможливості їх подальшого використання і, як наслідок, - необхідності оформлення нового документа та повторної сплати консульського збору.

У цьому зв'язку консульський відділ ПУ рекомендує:

проект документа, що подається для посвідчення, попередньо узгоджувати з нотаріусом в Україні (іноді заявники, що звертаються до консульського відділу ПУ за оформленням довіреності або заяви для подальшого використання їх в Україні, хибно розуміють роз'яснення нотаріуса та оформлюють у консульстві документ, який не задовольняє вимог нотаріальної контори або установи, до якої подаватиметься документ);

перед підписанням оформленого документа дуже уважно та ретельно прочитати текст доручення чи заяви, та у разі виявлення неточностей, розбіжностей, помилок чи необхідності доповнень – виправити/доповнити документ і подати консулу для доопрацювання.

УВАГА! Своїм особистим підписом заявник підтверджує, що в тексті все правильно і документ відповідає його волі. Варто бути максимально уважними!

Після підпису заявником нотаріального документа та його засвідчення консулом, внесення жодних змін, уточнень чи доповнень не вбачається можливим. У разі їх виявлення після посвідчення консулом - Ви будете змушені оформити новий документ та повторно сплатити консульський збір.

Відповідальність за правильне зазначення персональних даних в нотаріальному документі несе заявник.

ДОВІРИТЕЛЬ ВІДПРАВЛЯЄ ДОВІРЕНІЙ ОСОБІ В УКРАЇНУ ОРИГІНАЛИ ОФОРМЛЕНИХ В КОНСУЛЬСЬКОМУ ВІДДІЛІ ПОСОЛЬСТВА ДОВІРЕНОСТІ ТА ЗАЯВИ НА ВНЕСЕННЯ ДОВІРЕНОСТІ ДО ЄДИНОГО РЕЄСТРУ ДОВІРЕНОСТЕЙ.

ДОВІРЕНА ОСОБА ПЕРЕД ТИМ, ЯК ВИКОРИСТОВУВАТИ ДОВІРЕНІСТЬ, МАЄ ЗАРЕСТРУВАТИ ЇЇ У БУДЬ-ЯКОГО НОТАРІУСА В УКРАЇНІ. ПІСЛЯ РЕЄСТРАЦІЇ ДОВІРЕНА ОСОБА МОЖЕ ПРИСТУПАТИ ДО ВИКОНАННЯ ПОВНОВАЖЕНЬ, ПОКЛАДЕНИХ НА НЕЇ ДОВІРИТЕЛЕМ.